Menu strony
Gazeta.ie

Programy do zarządzania dokumentami w firmie

Zarządzanie dokumentami w firmie to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli warto by rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.
Praca przy komputerze


Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału obowiązków, skorzystać z autorskich rozwiązań.

Równie zajmujący artykuł prezentowany jest tu, zatem odwiedź witrynę kursy menedżerskie i upewnij się, jakie treści tam znajdziesz. One również Cię zaciekawią!

Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Kolejne treści

Obieg dokumentów

komputery
Obieg dokumentów w firmie korporacji to kwestia niebanalna. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zaczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.


Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. Kolejny z systemów preferowany jest zawsze w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.


Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.
Dodane przez: G.S.
18-12-10 18:15:02