Menu strony
Gazeta.ie

Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie spółce to kwestia niebanalna. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu uporządkowania, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.
komputery
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustalić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych od lat z powodzeniem. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby niestandardowego przydziału prac, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. System bezdziennikowy wybierany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.


Kolejne treści

Zaoszczędźmy papier - rozwiązania dla przedsiębiorstw

Praca przy komputerze
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.
1 2