Menu strony
Gazeta.ie

Jak uporządkować dokumenty w firmie

Obecnie pojawia się na rynku mnóstwo programów i systemów ułatwiających różne zadania tak w większych jak i małych firmach. W każdym biurze przydaje się system do zarządzania czasem, fakturowania, także jakiegoś typu system umożliwiający rozpoznanie poczty przychodzącej tak elektronicznej jak również zwykłej, choćby po zeskanowaniu. Wszystko to zależy od tego czym zajmuje się przedsiębiorstwo. Gdy obracamy wielką ilością dokumentacji wszelkiego typu, ponadto chcemy, by wszystko znajdowało się nie tylko fizycznie w segregatorach ale także w odpowiednich folderach w wersji elektronicznej absolutnie musimy dać pracownikom jakiś program ułatwiający te czynności.


Mały podatnik czyli kto?
Powinniśmy zakupić system, który po pierwsze ma możliwość by działać na wielu miejscach pracy. Najczęściej nie ma w firmie jednego człowieka odpowiedzialnego za wprowadzanie do komputera całości dokumentacji tylko po prostu każdy pracownik czy departament robi to samodzielnie. Sprawdzajmy jakie możliwości daje interesujący nas program. To ważne, aby nie wyszło po fakcie, że powinniśmy skanować przykładowo pięćset dokumentów dziennie, a system odmawia współpracy.

Druga sprawa to indeksowanie i właściwe dzielenie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobry program do tego zaprojektowany ma naturalnie te funkcje wbudowane.
Mocne wejście Twojej firmy
Przykładowo aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznawania kodów paskowych, zdefiniowanych formularzy, stron oddzielających zbiory dokumentów. To niezwykle przydatne narzędzie. Nie musimy myśleć nad tym czy z pewnością dokumenty trafią do właściwego katalogu, czy można skanować kilka formularzy w tym samym czasie. Jest taka możliwośc właśnie dzięki tego typu narzędziom.

Co niezwykle ważne – takiego typu programy dają możliwość poprawiania jakości skanowanych dokumentów. Często mamy okazję oglądać skany, które po prostu są nieczytelne. Zbyt ciemne, rozmazane tło, tworzące jedną plamę litery – unikniemy tego rodzaju wypadków dzięki właściwym aplikacjom.

Upraszczanie czasochłonnych zajęć w przedsiębiorstwie przynosi efekty od razu. Pracownicy są wydajniejsi, ponieważ odpada im konieczność wykonywania tego typu czasochłonnych zadań. firma dzięki temu staje się bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Warto zatem inwestować w systemy upraszczające obrót dokumentów.
Treści źródłowe: http://efematic.pl/
17-08-18 06:34:22