Menu strony
Gazeta.ie

WorkFlow - obieg wiadomości w Twoim przedsiębiorstwie

Jednym spośród najczęstrzych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu na chociażby fakt, że jakiś istotny dokument przykładowo może się zawieruszyć, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym przeciwdziałania takim sytuacjom, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej określanego pojęciem Workflow.
Biznesmen
Uogulniająco nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, głównie tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach. Oprogramowanie takie pozwala na ustalenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. W następniej kolejności dane są odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument (www.efematic.pl/) szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji zlecenia (na przykład pozwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument (zobacz pisemna umowa na niszczenie) delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Nauka języka w firmie
Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają ukończenie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym ma miejsce akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących wyznaczone operacje na dokumentach oraz sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, każdego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty oraz powalają na ich szybkie odszukanie.


Kolejne treści

Elektroniczny obieg dokumentów i program HRM

Przedsiebiorstwo
W każdej firmie relewantne jest, by w przychodzących papierach był ład oraz przekaz wszystkich informacji działał szybko. Liczne wzory różnego typu pism powinny być dostępne w każdej chwili, dlatego elektroniczny obieg dokumentów pomaga lepiej rozłożyć kategorie dokumentów.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od potrzeb firmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie możemy znaleźć szersze specyfikacje oprogramowania.
Dodane przez: Arek
18-09-29 13:12:01